360Solutions — الرياض - منطقة الرياض — دوام جزئي
ملخص الوظيفة
تنظيم وإدارة الأعمال الإدارية والتنظيمية المتعلقة بمجلس إدارة الجمعية ولجانها، وضمان توثيق الاجتماعات والقرارات ومتابعة تنفيذها، بالإضافة إلى تنظيم المراسلات والسجلات الرسمية، بما يضمن كفاءة العمل والالتزام باللوائح والأنظمة المعمول بها في القطاع غير الربحي.
المهام الوظيفية
• التنسيق مع رئيس مجلس الإدارة لتحديد مواعيد الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وتوجيه الدعوات للأعضاء.
• حضور اجتماعات مجلس الإدارة وإعداد محاضر الاجتماعات وتوثيق المناقشات والقرارات والتوصيات
• متابعة اعتماد محاضر الاجتماعات واستكمال التوقيعات والإجراءات النظامية ذات العلاقة
• إنشاء وتحديث سجل قرارات مجلس الإدارة ومتابعة تنفيذها بالتنسيق مع الإدارة التنفيذية والجهات المعنية
• إعداد تقارير دورية توضح مستوى تنفيذ قرارات المجلس والتكليفات الصادرة عنه
• حفظ وأرشفة محاضر الاجتماعات والقرارات والمراسلات والوثائق الخاصة بمجلس الإدارة، والمحافظة على سريتها
التنسيق بين رئيس وأعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية، ومتابعة المراسلات والموضوعات المتعلقة بأعمال
المهارات المطلوبة
• مهارات التنظيم وإدارة الوقت وترتيب الأولويات
• مهارات التواصل الفعال والتعامل مع أعضاء مجلس الإدارة والقيادات التنفيذية
• الدقه والاهتمام بالتفاصيل في التوثيق وإعداد المحاضر
• مهارات الصياغة والتحرير اللغوي وإعداد المراسلات الرسمية
• المحافظة على السرية والخصوصية والالتزام بأخلاقيات العمل
• مهارات المتابعة وتحمل المسؤولية والالتزام بالمواعيد
• مهارات التنسيق وإدارة الاجتماعات والعمل مع أصحاب المصلحة
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office، وخاصة Word وExcel وPowerPoint
• إجادة إعداد وتنسيق محاضر الاجتماعات والتقارير والمراسلات الرسمية
• القدرة على استخدام أنظمة إدارة الاجتماعات والتصويت الإلكتروني
• إجادة استخدام أنظمة الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق
• القدرة على إعداد جداول متابعة القرارات والتكليفات باستخدام Excel.
• الإلمام بمنصات الاجتماعات الافتراضية مثل Microsoft Teams وZoom
المعرفة بالأنظمة واللوائح المنظمة لعمل مجالس الإدارة والجمعيات الأهلية